|
Системы электронного документооборота позволяют значительно сократить время и деньги, затрачиваемые на обмен документами. На рынке существуют десятки программных решений и операторов ЭОД. Как устроен рынок СЭД, какие обязанности возлагаются на его участников и как участники рынка взаимодействуют друг с другом – об этом пойдет речь ниже.
Документооборот относится к потоку документов от получения или создания до отправки/исполнения. С внедрением цифровизации в политику организаций большинство компаний уже отказались от старой модели, предполагающей использование бумажных документов. Компании активно используют электронный документооборот, так как он позволяет сотрудникам мгновенно обмениваться документами.
За последние несколько лет на рынке сформировались роли игроков: операторов ЭДО, интеграторов, методологов, разработчиков и заказчиков. Каждый из них более подробно описан ниже.
Contents
Операторы ЭДО
В соответствии с формулировкой российского законодательства операторами ЭДО считаются организации, обладающие достаточными юридическими, кадровыми и техническими возможностями для обеспечения электронного документооборота с использованием ЭЦП.
Также можно встретить и другое значение термина — перечень компаний, оказывающих помощь в сделках с защищенными данными при обмене документами, счетами-фактурами, взаимодействующих с заказчиками и исполнителями.
К операторам ЭДО выдвигаются следующие требования:
- Наличие полного набора ресурсов для улучшения и настройки ПО при изменении законодательства.
- Умение работать с органами государственного контроля (налоговой инспекцией и т.д.) во всех аспектах.
- Наличие разрешений на работу с различными конфиденциальными данными, включая сертификаты электронной подписи.
На российском рынке операторами ЭДО являются, как правило, частные компании. Государственные органы не могут взять на себя их обязанности, так как они связаны с большими затратами на создание технической базы, необходимой для функционирования ДГС. В госбюджете средств на это не предусмотрено. Кроме того, некоторым специалистам бюджетной сферы придется пройти переподготовку.
Однако те, кто занял эту нишу, испытывают высокий уровень конкуренции, что вынуждает игроков повышать качество предоставляемых услуг. Зачастую, оспаривая вопросы с государством, эти частные компании становятся третьей стороной в процессе, что позволяет объективно разрешить спорную ситуацию.
Разработчики GED
Выбирая продукт в виде ЭДО, заказчик выбирает между коробочным решением, платформой или разработкой на заказ. Российский рынок отличается тем, что отечественные разработчики предлагают готовые решения, а их западные коллеги предоставляют платформы, на базе которых создаются проекты и заказные разработки.
Доля российских разработчиков на российском рынке достигает 95% внедрения СЭД. Это объясняется особой спецификой работы с документами, обусловленной особенностями домашнего хозяйства.
Тенденция предоставления СЭД клиентам в режиме SaaS набирает обороты, но пока такой подход находится только на стадии рассмотрения. Мало кто доверяет безопасности каналов связи и провайдеру, особенно в формате работы с документами. Чаще всего его используют для представления решения.
В целом на рынке уже представлено значительное количество платформенных решений для реализации СЭД/ECM. Существуют как ECM-платформы, предназначенные для решения задач документооборота и автоматизации внутренних процессов, так и более универсальные платформы, позволяющие реализовать на одной платформе управление взаимоотношениями с клиентами, продажи и другие схемы.
«Одним из представителей универсальных платформ является ELMA365 ECM на платформе ELMA365 Low-code BPM», — говорит Президент Ахямов. — Эти системы предназначены для снятия ограничений на реализацию конкретных процессов, снижения затрат на разработку и обслуживание системы. Специфика отечественных ECM-платформ заключается в наличии готовых коммерческих решений, реализующих задачи документооборота в соответствии с требованиями российского законодательства. По этой причине может сложиться ложное впечатление, что СЭД/ECM-решения являются коробочными продуктами.
Методологи СЭД
Методологи – это специалисты, которые в переносном смысле являются архитекторами любого проекта. Они советуют покупателю, как модифицировать продукт таким образом, чтобы конечный потребитель получил от него максимальную пользу.
Методисты СЭД взаимодействуют с клиентом, узнают о его потребностях и желаниях. Они должны уметь общаться, ведь не каждый клиент может внятно объяснить, что он хочет видеть в проекте.
Действия и стратегии, которые выберет методист, зависят от полученной информации относительно целей и результата. Также важно, чтобы этот специалист умел правильно анализировать полученные данные и четко формулировать задачи для реализации.
«Методология в СЭД — важное направление, позволяющее довести продукт до идеала», — отмечает Анжела Миронова, методист ELMA365 ECM. — Что понимается под коммуникацией с заказчиком? Не только сбор аналитических данных и изучение потребностей, но и помощь в систематизации и оптимизации процессов, так как зачастую клиент не знаком с современными тенденциями и практиками в части методологии документооборота. При разработке базовых решений или при работе над конкретным проектом методист также учитывает нормативные требования по работе с бумажными и электронными документами – от реквизитов и правильного оформления до учета и передачи в архив. Нарушение этих требований может привести к серьезным последствиям.
Интеграторы и компании, помогающие внедрять СЭД
В индустрии программного обеспечения активно практикуется программа поставки на рынок типовых вещательных продуктов ряда вендоров под собственной торговой маркой. По аналогии с платформой, на их основе создают и внедряют решения для конкретных заказчиков.
По этой схеме работает рынок СЭД. Провайдеры платформ сами готовы взять на себя реализацию одних видов, другие реализуются с участием независимых интеграторов, которые сотрудничают с провайдером.
Второй вариант будет предпочтительнее для заказчика, поскольку он:
- обеспечивает конкурентную среду и позволяет клиенту самостоятельно выбрать ответственного подрядчика;
- показывает возможность отчуждения платформы от разработчика — это гарантирует качество решения;
- свидетельствует о популярности и живучести платформы на рынке, что снижает риск потери вложений.
Компании-клиенты
Конечными пользователями систем электронного документооборота являются компании различных размеров и сфер деятельности. Большая часть рынка СЭД находится в государственном секторе. По статистике, около 30% внедрений в области электронного документооборота осуществлено государственными органами.
Электронный документооборот является одним из важнейших элементов концепции «электронного правительства», предусматривающей снятие всех бюрократических барьеров во взаимодействии государства с бизнесом и населением. Кроме того, внедрение таких систем в деятельность государственных органов должно способствовать борьбе с коррупцией.
Единственным нюансом внедрения СЭД в госсекторе является повышение требований к информационной безопасности, особенно в отношении тиражируемых продуктов СЭД, используемых в органах государственной власти.
выводы
Электронный оборот документов позволяет сэкономить время и деньги, а также надежно хранить бумаги в цифровом архиве без риска их потери. Это далеко не все преимущества, именно поэтому большинство компаний уже перешли на СЭД или планируют внедрить такие решения в ближайшее время.
Рынок ГЭД – это не только заказчик и разработчик, в их взаимодействии участвуют третьи стороны и организации (операторы ГЭД, методисты, интеграторы), каждая из которых полезна обеим сторонам.
