Большинство стратегий тайм-менеджмента не универсальны — они работают для одного человека, но совершенно бесполезны для другого. Оливер Беркман, планировщик времени и автор книги «Четыре тысячи недель: тайм-менеджмент для смертных» Конечно: есть правило, которое сработает для всех.
Это правило трех часов.
Выделите три часа в день для стимулирующих или творческих задач. Сначала запланируйте эти действия, а остальное время посвятите занятиям, требующим меньше энергии.
Contents
Как работает правило трех часов?
Человек способен заниматься работой, требующей максимального умственного напряжения и концентрации, не более трех-четырех часов в день. Тот же закон распространяется и на творческую деятельность.
Поэтому при планировании расписания на день стоит начинать с самых сложных задач. Не одна из тех вещей, которые кажутся вам неприятными, но это не займет много энергии. И с проектами, которые требуют серьезных усилий. Обычно ты погружаешься в такие дела с головой, сильно переживаешь, если что-то не получается, и радуешься, когда видишь свой успех.
Не всегда есть возможность выделить в расписании на такие случаи три часа подряд. Да и не надо – мозг устанет и ему нужен отдых. Попробуйте запланировать два периода по 1,5 часа с перерывом между ними, что позволит вам восстановиться. Важно не разбивать свое активное рабочее время на несколько небольших промежутков, ведь у вас не будет времени каждый раз полностью погружаться в задачу.
Вот что нужно делать в наиболее продуктивное время:
- Обдумайте задачу, спланируйте.
- Активно пишите, рисуйте, сочиняйте, чертите схемы, анализируйте информацию и делайте выводы — словом, выполняйте свою основную работу.
Поначалу вам может быть сложно работать с максимальной эффективностью три полных часа даже с перерывом. Я хочу отвлечься, выпить кофе, проверить электронную почту и социальные сети. Не следует этого делать. Сосредоточившись на задаче, вы тренируете мозг и учитесь не терять фокус. Со временем вы избавитесь от желания отвлекаться — все отведенное время будет увлекать вас работой.
Возможно, вам будет недостаточно трех часов в день. Поэтому стоит освободить в своем графике еще одну — запасную. Но только один.
Если вы посвящаете основной деятельности три-четыре часа в день и не отвлекаетесь, вы сможете выполнить больше задач, чем при стандартном восьмичасовом графике.
Остальное время можно заполнить более легкими для вас делами.
Почему не стоит тратить больше времени на важные задачи
Предел нашего внимания и эффективности — четыре часа в день. Уже на пятом часу концентрация падает, внимание рассеивается. Вам будет сложнее держать в голове все детали, вы невольно начнете отвлекаться или просто «зависать». Это увеличит количество ошибок.
Каждый из нас может напрячься и работать день-два и даже неделю, погружаясь в задачу на 5-6 часов. Бывают обстоятельства, когда иначе не получится – срочные или затянувшиеся дела требуют от нас поиска резервов. Но работать в таком режиме долго, а тем более постоянно, нельзя. Эффективность начнет падать, и вы будете тратить больше времени на одни и те же задачи. Следующим этапом будет эмоциональное и физическое истощение.
Как показывает опыт, три-четыре часа — оптимальное время, чтобы погрузиться в задачу, приложить максимум усилий для ее выполнения, но не переутомляться.
По этому принципу построен свой рабочий день многие известные ученые. Чарльз Дарвин, автор книг о естественном отборе и происхождении человека, ходил на работу три раза в день. Два этапа длились полтора часа, третий – час. Анри Пуанкаре, французский физик и математик, работал два раза по два часа в день. Возможно, именно такая рутина долгое время помогала этим людям оставаться продуктивными.
Почему бывает сложно применить правило трех часов
Сначала вам может показаться, что вы ленивы. Что можно добавить в рабочий график одну-две-три другие основные задачи. Например, возьмите следующую иллюстрацию, напишите план другой презентации, прослушайте материал для новой профессиональной конференции.
Это особенность нашей психики: мы привыкли все время бежать, торопиться, изо всех сил стараться кого-то обогнать. Иначе мы не успеем, отстанем и проиграем. Таким образом, мы будем отдыхать, когда будем полностью истощены.
Оливер Беркман называет это состояние патологической продуктивностью. И советует, в частности, развить важный навык: после трех-четырех часов работы над серьезной задачей переходить к более простым вещам. К самому сложному вы вернетесь на следующий день, когда восстановите силы. Если вы не смогли сделать что-то сегодня, вы закончите это завтра и сделаете быстрее.
Оливье Беркман
Британский журналист и писатель, автор книги «Четыре тысячи недель: тайм-менеджмент для смертных».
Отпустите иллюзию, что если вы сможете впихнуть еще немного работы, вы, наконец, достигнете статуса «У меня все под контролем, и я на высоте». По-настоящему ценным навыком является не умение давить сильнее, а умение вовремя прекратить работу и восстановить силы.
Что делать в оставшиеся часы
Для большинства из нас активный рабочий день длится не три или четыре часа, а в два раза больше. Беннет Гарнер, автор книги «50 советов, как изменить свою жизнь», советовать заполните остальное время делами, которые тоже необходимо сделать, но не потребуют чрезмерных усилий.
В эти часы вы можете:
- Читайте сообщения в мессенджерах и отвечайте на них.
- Анализируйте электронные письма.
- Планируйте телефонные звонки и встречи и организуйте их.
- Составьте план на ближайшие несколько дней и уточните план до конца месяца.
- Найдите информацию для других задач.
- Приведите в порядок свой рабочий стол, разложите по папкам завершенные и незавершенные проекты, удалите ненужные файлы.
Как применять правило трех часов
Вы можете упростить процесс планирования. Для этого предварительно разделите все рабочие задачи на две колонки:
- Основные проекты — это те, которые вы выполните за три часа.
- Дополнительные задачи — это те, которые будут находиться за пределами трехчасового окна.
Составляя график работы, сначала выберите задачи из первого списка и запланируйте для них время. В оставшиеся часы беритесь за задания второй категории. Их можно легко заменить или перемещать в ежедневном расписании. А некоторые легко перенести на следующую неделю или следующий месяц.
Главное преимущество трехчасового метода в том, что, выполнив главное задание дня, вы точно будете знать, что добились серьезного прогресса.
Это поможет вам не переживать, если вы не успели сделать что-то из лишнего списка.
Со временем вы увидите, что такая тактика позволяет выполнять все приоритетные задачи вовремя. Вы убедитесь, что контролируете самые важные вещи, избегая при этом переутомления и выгорания.
Читайте также 🧐
