Всем привет, меня зовут Никита, я руковожу группой технической поддержки.
Моя команда поддерживает и администрирует:
В этой статье я расскажу, как можно подойти к вопросу учета оборудования с помощью 1С. Не будет кодовых и бухгалтерских тонкостей, только организационные вопросы. Если статья будет обнародована, буду рад поделиться своим опытом организации процессов поддержки и ответить на вопросы в комментариях.
Итак, в какой-то момент перед нами встал вопрос, как вести учет оборудования? Нет торговцев, нет торговцев. Конечно, существует множество программ и инструментов для учета оборудования и инвентаризации. Если вы поддерживаете до 50 заданий, вполне возможно вести учет даже в Excel. Если говорить о софте, то в данном случае подойдет, например, IT Invent или связка GLPI + Fusion Inventory. В моем случае этого недостаточно, чтобы учесть оборудование нескольких компаний и большое количество оборудования. У любого бизнеса есть бухгалтерия, а значит и 1С. Идти дальше.
Основные задачи учета оборудования:
-
Как сдать и получить материал
-
Как контролировать количество оборудования и его состояние
-
Как и где хранить дополнительную информацию об оборудовании
-
Как маркировать оборудование и отличать их друг от друга
Ведение личных дел и учет со слов администратора
Все оборудование можно разделить на 2 типа:
Как правило, основным активом является оборудование дороже 40 000 рублей, например, ноутбук за 100 000 рублей. Низкая стоимость — все, что стоит меньше 40 000 рублей, например, смартфон за 10 000 рублей. Основная бухгалтерская проблема заключается в том, что способ работы в 1С с ОС и с УК разный, потому что:
-
это разные гиды.
-
это разные справочники
-
введение в эксплуатацию
-
у ОС есть карта, а у маленькой цены нет
-
операционная система имеет уникальный инвентарный номер, но низкая цена не
-
запускается небольшая цена сразу по нескольким позициям, а инвентарный номер (код) у всех позиций одинаковый
-
как проходит срок полезного использования, операционная система переводится в низкое значение, что означает, что каталог и номер актива меняются
-
и т.д… те, кто с ним работает, поймут.
С типом оборудования понятно. Теперь возникает вопрос, как нам доставить его сотрудникам и потом забрать? Если все действия с оборудованием происходят в базе данных 1С – БП (бухгалтерия), то все сотрудники находятся в базе данных ЗУП (зарплата и управление). Настроена синхронизация между базами данных BP и ZUP. Для этого в карточке ОС есть поле МОЛ – материально-ответственное лицо, то есть тот самый сотрудник ЗУП.
Пример:
Вася Пупкин устроился на работу в компанию. Сотрудник отдела кадров привел Васю Пупкина в ЗУП в день его приема на работу. Синхронизация завершена, сотрудник появился в базе данных БП. Когда Вася приходит в ИТ-отдел за оборудованием, специалист техподдержки из базы ВР распечатывает акт приемки, в котором указано, что Вася Пупкин получает, а специалист техподдержки сдает, например, ноутбук. Мы не будем сейчас обсуждать, как выглядит закон.
После знакомства с учетом и ведением кадрового делопроизводства мы подходим к основному инструменту, о котором я хотел рассказать.На каждом предприятии мы создали еще один справочник в 1С, который называется “Справочник компьютерной техники” и сгруппировали в нем все должности, т.е. ОС и низкая цена.
Что это нам дало?
-
Работа ведется в одном месте, а не в нескольких бухгалтерских справочниках
-
Каждый товар имеет свой уникальный инвентарный номер
-
Каждая позиция имеет свою карту, на которой, в свою очередь, есть нужные нам поля, о которых мы подумали заранее
-
При любой операции с оборудованием, например, переходе от сотрудника к сотруднику, необходимые учетные документы создаются автоматически в том месте, где это необходимо, т.е. либо за ОС, либо за низкие цены, либо за то и другое одновременно.
Как оборудование попадает в каталог?
Как обычно, процесс примерно одинаков во всех компаниях. Мы не будем углубляться. Закупка – получение инвентарных номеров от бухгалтерии – создание позиций компьютерного справочника на основании полученных инвентарных номеров. Помните, что если основное средство (ОС) было куплено, то каждая позиция имеет свой учетный инвентарный номер. Если значение низкое, инвентарный номер (код) для всех предметов одинаков.
Пример:
Купили 5 ноутбуков (более 40 000 рублей каждый), получили 5 учетных инвентарных номеров:
-
БП-000121
-
БП-000122
-
БП-000123
-
БП-000124
-
БП-000125
Инвентарные номера по компьютерному справочнику учреждения:
-
БП-000121 – DM-000451
-
БП-000122 – DM-000452
-
БП-000123 – DM-000453
-
БП-000124 – DM-000454
-
БП-000125 – DM-000455
Купили 5 смартфонов (дешевле 40 000 рублей каждый), получили инвентарный номер (код) для учета – МЦ-0000555511. НО! Зайдя в каталог компьютера, получаем:
-
MC-0000555511 — DM-000456
-
MC-0000555511 — DM-000457
-
MC-0000555511 — DM-000458
-
MC-0000555511 — DM-000459
-
MC-0000555511 — DM-000460
Естественно, заполняем все остальные поля листа оборудования. Чувствуете ли вы сейчас полный кайф от контроля? “=”
Как отличить оборудование разных фирм друг от друга?
Как я писал выше, мы обсуждаем несколько компаний, некоторые из которых находятся в одном офисе. У каждого предприятия своя 1Ска, своя бухгалтерия и ЗУП, свой компьютерный справочник, а значит, свое именование уникальных инвентарных номеров по компьютерному справочнику.
Пример:
В одном офисе работают 2 компании: ООО «Ромашка» и ООО «Василек». Это означает, что мы называем уникальные инвентарные номера в соответствии с компьютерным справочником, используя аббревиатуру названия компании. Для ООО “Ромашка” инвентарные номера будут начинаться на РМ, т.е. РМ-000 789, а для ООО “Василек” – на ВС, т.е. ВС-000 890. Далее берем любой принтер этикеток, например, Dymo Label Manager 210D, печатаем этикетки с инвентарными номерами и наклеиваем на оборудование.
Лайфхак: На ноутбуках этикетку лучше всего приклеивать к нижней части ноутбука рядом с ножкой, там наименьшая точка соприкосновения, а значит меньше вероятность повредить этикетку. Более того, вы также можете вставить доменное имя устройства, если речь идет о ноутбуках. Это также поможет пользователю связаться с ИТ-отделом. Так ! Даже если одна из этикеток оторвется или выцветет во время работы, вы все равно можете полагаться на множество данных, таких как: инвентарный номер, доменное имя, серийный номер. Даже если ноутбук сильно поврежден и на нем нет меток, даже если по какой-то причине отсутствует доменное имя, серийный номер можно узнать, например, с помощью панели администрирования антивируса или другого программного обеспечения, а также с помощью команды wmic bios get serialnumber. Выгода!
