Доброе утро! Эта статья предназначена для тех, кому задавался вопрос в финансовом отделе. «автоматизировать управленческую отчетность в соответствии с учетной политикой». Звучит эльфийски, но я вам переведу)) Расскажу, как мы автоматизировали расчеты и освободили наших финансистов от ручной подготовки отчетов.

Меня зовут Юлия Пуртова, я директор по автоматизации компании First Form, разработчика low-code BPM-системы. В своей работе мы используем собственное решение и финансовый отдел не является исключением. Вот интеграции и автоматизации, которые мы внедрили для их удобства.

Шаг 1: интегрируемся в 1С

Зачастую отчетность о доходах и расходах ведется в 1С, что в принципе удобно. Но возникают проблемы с управлением. Как я уже упоминал, автоматизация управленческого учета необходима в соответствии с учетной политикой. От его правильности зависят правильность расчетов и обоснованность решений, принимаемых менеджерами. Но мы не можем интегрировать всех менеджеров в систему учета.

Обычно финансист может загрузить туда файлы Excel. Но это требует времени, а у менеджеров до сих пор нет актуальной информации в Интернете.

64f170904ba11580fdcb4cb265d7812b

Для нас важно, чтобы финансовое управление компании было прозрачным в долгосрочной перспективе. Каждый в компании должен знать, откуда берутся определенные цифры. Поэтому первое, что мы сделали – это интегрировали нашу BPM-систему с бухгалтерией 1С:Бухгалтерия и настроили связи и зависимости.

Это позволило нам автоматизировать управленческий учет не только по контрагенту, но и по проектам. Например, система автоматически уведомляет нас о поступлении предоплаты по счету. И он дает нам зеленый свет на начало проекта.

ЧИТАТЬ   Суд по делу об изнасиловании главного лидера оппозиции Сенегала отложен из-за протестов

Для обеспечения быстрой интеграции с 1С мы используем модуль простой настройки взаимодействия систем.

467fc1be5c0325e36503ce46841d543f

У нас есть мастер добавления, который автоматически подготавливает сопоставление каталогов и документов с атрибутами из обеих систем. Вам останется только немного изменить настройки и все.

Далее мы установили учетную политику. Это правила, по которым наши доходы и расходы распределяются по центрам финансовой отчетности. Данные собираются на основе информации из двух онлайн-систем.

Шаг 2. Поддержка различных отчетов в финансовом отделе

Наша платформа low-code позволяет настраивать все отчеты на основе исходных данных системы. Отчеты могут различаться по форме и содержанию. Главное, чтобы они были удобны и понятны потребителям – финансистам и обычным гражданам.

Важные системные номера можно выделить цветом; все несоответствия будут автоматически выделены. А в случае возникновения чрезвычайной ситуации ответственные получат уведомления.

Составляем отчет о финансовом результате и раскрашиваем его любым удобным для нас способом.

Составляем отчет о финансовом результате и раскрашиваем его любым удобным для нас способом.

С точки зрения администратора это выглядит так:

373a5367ebf57c3213c722637a126b81

Представление отчета настраивается во встроенном в систему редакторе FastReport.

2b639c13a24974fc0ace2ba6fc980482

Набор данных для этого отчета мы подготовили на SQL, но для более простых отчетов можно просто «вставить» галки в систему.

Шаг 3. Внедрение детализации – ключ к бесперебойной автоматизации управленческого учета

Возможно, вы заметили, что цифры в отчетах выглядят как ссылки, и это действительно так. Они кликабельны. По каждому номеру вы можете проследить его происхождение – до конкретного счета или платежа, а также просмотреть все документы.

Например, договор – проект – задачи от заказчика до техподдержки. Вы даже можете найти художников, прочитать обсуждение и прилагаемые документы. Все взаимосвязано для эффективной автоматизации управленческого учета.

46da68563a0007d3885bbffde1a6574a

Такой прозрачности нам удалось добиться потому, что все наши бизнес-процессы ведутся в единой системе. У нас автоматизированы CRM, управление проектами, документооборот, HR и т.д. Все настраиваются в системе с использованием low-code.

ЧИТАТЬ   Apple Vision Pro появится в российской рознице ранней весной по цене около 500 000 рублей.
Например, так выглядит предпродажный жизненный цикл, настроенный в визуальном редакторе

Например, так выглядит предпродажный жизненный цикл, настроенный в визуальном редакторе

Шаг 4. Используйте интересные функции

На самом деле у нашего решения много особенностей, но я расскажу вам о фаворитах финансового отдела.

  • Автоматическое формирование и отправка отчетов. Мы можем гарантировать, что отчет будет составлен и отправлен менеджеру в нужный день и время.

Уже семь лет мы отправляем отчеты по проектам каждый понедельник в 9 утра.

Уже семь лет мы отправляем отчеты по проектам каждый понедельник в 9 утра.

Это моя любимая функция, потому что мне нравится видеть радость в глазах пользователей, избавившихся от этой рутины. Система не задержит отправку и не рассердит директора 🙂

  • Загрузите в Excel. В Excel всегда удобно делать многие вещи. Например, в xlsx удобно отправить отчет кому-нибудь по соседству или поиграться со сводными таблицами. Поэтому у нас всегда есть кнопка «загрузить в Excel».

  • Фильтры. Обычный, но очень практичный. Например, в два клика вы сможете просмотреть данные за третий квартал 2019 года. Или оплата для клиента ООО «Ромашка».

Фильтры также можно настроить для low-code.

Фильтры также можно настроить для low-code.

Шаг 5. Освободите людей от ручного расчета заработной платы

У нас много специалистов с разными KPI и системами вознаграждения. Мотивация разработчика будет отличаться от мотивации клиентского менеджера, и это важно при расчете зарплаты.

Раньше руководители отделов ежемесячно анализировали и составляли отчет по каждому сотруднику в Excel. Отправили в финансовый отдел, а там уже сформировали платежи. В результате менеджеры отсутствовали на несколько дней, и мы не хотели с этим мириться.

Вот что происходит, когда уставший менеджер считает вашу зарплату

Вот что происходит, когда уставший менеджер считает вашу зарплату

Поэтому мы автоматизировали расчет заработной платы для всей компании. В каждом отделе мы внедрили индивидуальные алгоритмы и формулы для автоматического расчета важных показателей. Например, количество отработанных часов, достижение запланированных целей и т. д. И прежде всего, сама система учитывает больничные и отпуска сотрудников. Менеджеру не обязательно это учитывать.

ЧИТАТЬ   Названы характеристики российских «бронетранспортеров»
Так рассчитывается выполнение плана доходов менеджеров по продажам.

Так рассчитывается выполнение плана доходов менеджеров по продажам.

Например, для продавца система автоматически рассчитает план и факты на основе данных, введенных в CRM. Если это сотрудник отдела внедрения, то вознаграждение будет зависеть от отработанного времени.

Вот пример расчета зарплаты одного из сотрудников

Вот пример расчета зарплаты одного из сотрудников

При этом у каждого сотрудника есть отдельный кабинет в личном кабинете. На нем вы можете в режиме реального времени ознакомиться с зарплатами, бонусами проектов и их показателями.

Все максимально прозрачно и удобно. Финансовому отделу не обязательно отвечать на одни и те же вопросы сто раз.

Шаг 6. Автоматизируйте управленческий учет и онлайн-панели мониторинга.

Финансовый анализ — это больше, чем просто скучные таблицы. Мы хотели, чтобы информация отображалась в виде понятных и разнообразных графиков, диаграмм и индикаторов. Настоящий дашборд финансиста или любого другого менеджера собирается из разных виджетов.

Используя кликабельные данные, вы можете быстро просмотреть подробную информацию и получить доступ ко всем документам в системе. Например, открыть договор или счет, уточнить интересующий вопрос в комментариях или позвонить ответственному менеджеру HQS.

Вот и все! Спасибо за внимание, буду рад обсудить это в комментариях.

Source

От admin