Как не срывать планы и уложиться в сроки – Лайфхакер

Если вам никогда не удавалось вовремя подготовиться или выполнить задачу вовремя, скорее всего, вы стали жертвой ошибки планирования. Это одно из самых распространенных когнитивных искажений. Мы совершаем эту ошибку, даже зная, что раньше на это уходило больше времени. Это происходит потому, что мы чрезмерно оптимистично оцениваем свои способности и недооцениваем вероятность непредвиденных обстоятельств.

Например, дом будет построен вовремя только в том случае, если поставки не задерживаются, рабочие не берут отпуск, а погода идеальна. Всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так. Обычно мы забываем об этом и ставим невыполнимые сроки. Но если запомнить эту ошибку в мышлении, можно избежать негативных последствий.

1. Не поддавайтесь желанию заниматься только срочными делами.

Отвлечения и мелкие неотложные проблемы подрывать концентрации в течение почти получаса, и производительность страдает. Поэтому от вашей способности различать срочные и важные задачи во многом зависит ваш успех.

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Срочные дела требуют немедленного внимания. Обычно это телефонные звонки, встречи, задачи с дедлайнами. Самые важные из них помогают достигать долгосрочных целей и завершать серьезные проекты. К сожалению, мы обычно откладываем их и занимаемся срочными делами. Это дает ощущение продуктивности, но на самом деле мы не приближаемся к основным целям.

Ограничьте время для неважных срочных задач, таких как сортировка почты, и сосредоточьтесь на том, что важно.

2. Разбивайте большие задачи на маленькие шаги

Чем больше стежков в вашем проекте, тем больше вероятность, что что-то пойдет не так. Продумайте все шаги и составьте пошаговый план действий. Затем установите сроки. Дайте полчаса или час, чтобы завершить этап. Если задача слишком большая и одного часа недостаточно, разбейте ее на более мелкие.

Такие сжатые сроки заставят вас найти наиболее продуктивный способ работы, чтобы приходить вовремя. Когда вы закончите, посмотрите на свои результаты. Наверняка есть задачи, которые нельзя выполнить быстрее, и наоборот, дела, на которые время можно еще сократить. Подумайте и внесите необходимые изменения в свой график.

3. Используйте таймер Pomodoro

Отслеживайте, сколько времени вы тратите на определенные задачи. Это поможет создать реалистичное видение и преодолеть чрезмерный оптимизм при планировании. Техника Pomodoro хорошо подходит для последующих действий.

По ее словам, вы должны интенсивно работать 20, 30 или 40 минут, а затем делать небольшой перерыв. Интервалы отделены друг от друга таймером. Этот метод помогает разбить большие и сложные задачи на управляемые этапы. Как только вы начали интервал, вы захотите закончить работу, не отвлекаясь ни на что другое.

4. Остерегайтесь тех, кто посягает на ваше время

Берегите свое рабочее время. Чаще говорите «нет». Тогда вы сможете сосредоточиться на своих собственных задачах и проектах, а не просто отвечать на запросы других.

Не увлекайтесь делами, на которые у вас нет времени. Отрицать сложно, но вам нужно научиться этому, чтобы сосредоточиться и успокоиться.

Ошибки планирования заставляют нас чувствовать себя разбитыми. Но если вы вовремя заметите и устраните проблему, это не так сильно повредит вашему успеху. Так что не полагайтесь на субъективное представление о том, сколько времени что-то займет. Измерьте и сравните. Вспомните, как ваши планы совпали с реальной ситуацией в прошлый раз:

• Что прошло хорошо, а что нет?
• Что мы можем сделать по-другому в следующий раз?

Отслеживайте свой прогресс и принимайте решения на основе этих данных.