|
Системы электронного документооборота играют важную роль в управлении информацией, автоматизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы организации. Сегодня современные СЭД — это не только системы автоматизации процессов документооборота, но и платформы делового общения. Каким тенденциям следует следовать современным СЭД, чтобы сделать бизнес-коммуникации более эффективными? На базе платформы СЭД Documino от компании ID – Management Technologies мы рассмотрим ее основные возможности.
Contents
СЭД должна быть быстрой
В настоящее время требования пользователей к системам значительно возросли, а терпимость к медленной работе существенно снизилась. Сейчас крайне важно, чтобы ничто не вызывало задержек в работе: высокая скорость обработки документов, автоматизация процессов, быстрый доступ и мгновенное взаимодействие сотрудников и других участников документооборота – вот то, на что нужно обратить внимание при работе с СЭД.
Вот почему мы обращаем внимание производительность и удобство использования. Большинство пользователей отмечают существенный прирост скорости и быстрого реагирования после перехода на СЭД Documino.
Если посмотреть на цифры, при одновременной работе 5000 пользователей время открытия листа документа, включая изображение PDF, составляет 2 секунды, переключение между вкладками может достигать 1 секунды, что гарантирует высокую скорость транзакции.
Кроме того, интуитивно понятный интерфейс существенно увеличивает скорость обмена информацией: пользовательские элементы находятся на своих местах с цветовыми акцентами, пользовательские операции содержат минимальное количество кликов. Таким образом, на каждом этапе жизненного цикла документа пользователь получает адресную информацию.
Мобильность — путь к преимуществу
Мобильность легко может добавить скорости принятия решений в современных условиях высокого темпа работы и, конечно же, мобильный доступ к СЭД не является исключением. Это повышает эффективность организации, сокращает время принятия решений и повышает общий уровень взаимодействия между сотрудниками. Если у каждого сотрудника будет мобильный доступ к документам, командная работа станет намного эффективнее.
Мобильное приложение Documino позволяет получить доступ к информационным системам организации с любого устройства и из любой точки мира. Благодаря этому сотрудники могут быть постоянно на связи и быстро отправлять и получать информацию, необходимую для принятия решений и выполнения необходимых действий над процессами.
Современный GED — не только СЭД
Весь мир движется к все более гибким методологиям, как управления проектами, так и управления процессами. Деловые коммуникации также переживают нужно преодолеть бюрократию. Излишняя формальность, чрезмерный документооборот и сложные иерархические структуры могут сильно затруднить принятие решений и взаимодействие между сотрудниками.
Преодоление бюрократии требует комплексного подхода со стороны руководителей и специалистов по внутренним коммуникациям. Важно создать культуру открытого и прозрачного общения, где каждый сотрудник имеет возможность высказывать свое мнение и предлагать свои идеи, не опасаясь критики и негативных последствий.
Также существует необходимость упростить процессы принятия решений за счет устранения избыточных процедур и документации, а также создания более гибких и адаптивных структур управления. Важно помнить, что основной целью борьбы с бюрократией должно быть повышение эффективности работы организации и повышение уровня удовлетворенности сотрудников и внешних подрядчиков.
Именно для этого мы реализуем в нашей СЭД функции, которые не совсем связаны с документооборотом, а напрямую связаны с организацией корпоративных коммуникаций. Например, возможность организовывать встречи, как формальные в виде плановых заседаний общественных органов, так и неформальные рабочие и технические встречи.
Кроме того, система позволяет обмениваться сообщениями в форме обсуждения конкретного документа или вопроса и по аналогии с мессенджерами без контекста в личной переписке поддерживает функции работы команд над задачами и обеспечивает доступ к архивным документам, в том числе многоуровневое хранение и возможность передачи данных во внешние информационные системы.
Искусственный интеллект
Тенденция к искусственному интеллекту не обошла стороной СЭД. С появлением искусственного интеллекта системы электронного документооборота расширяют свои возможности, предоставляя новые уникальные инструменты для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, в том числе возможность автоматического распознавания документов, прогнозирования задержек и исполнительской дисциплины, автоматического заполнения листов документов на основе история. опыт и автоматическое выполнение цепочек определенных бизнес-процессов.
Мы сейчас активно над этим работаем и с каждой новой версией расширяем спектр использования интеллектуальных алгоритмов, упрощающих работу пользователей нашей СЭД.
Производительность и масштабируемость как признак развития
Объем данных и информационного наполнения в любом бизнесе увеличивается с каждым годом, а с расширением функциональных возможностей возрастают и требования к производительности. Масштабируемость СЭД гарантирует, что система адаптируется к растущим потребностям организации без значительных затрат на обновление оборудования или программного обеспечения. Это экономит деньги и ресурсы компании.
Решение Documino изначально разрабатывалось специально для крупных холдинговых компаний с большим количеством пользователей, со сложными бизнес-процессами, глубоко интегрированными в ИТ-ландшафт, а также с большим количеством уровней принятия управленческих решений. Именно такой подход позволяет организациям, использующим Documino, подключать к системе неограниченное количество пользователей за счет горизонтального увеличения вычислительной мощности. Наше крупнейшее развертывание включает более 75 000 пользователей по всей России, и эти цифры далеко не предел возможностей.
Итак, обращая внимание на новейшие тенденции развития систем электронного документооборота и активно внедряя их в свою деятельность, вы сможете обеспечить эффективный документооборот, сократить время, затрачиваемое на обработку информации, повысить безопасность данных, повысив при этом конкурентоспособность на рынке. .
