Система для менеджера V1.0. Сборка сваи и конструкции

За годы работы менеджером я столкнулся с множеством различных инструментов для управления проектами и командами.

Всякий раз, когда я сталкивался со статьями о стеке для менеджеров, я всегда видел длинный список инструментов:

• Несколько сервисов для планирования и контроля задач;

• Услуги построения схемы (процессы, пути пользователя, структура миграции данных и т. д.);

• Трекеры времени;

• аналитические услуги;

• SEO-инструменты.

Это хорошие статьи, в которых описываются различные услуги, их плюсы и минусы, ценообразование и т.д. Однако они не предлагают систему организации работы менеджера.

Поэтому я загорелся идеей создания системы, которая облегчила бы работу.

Это должен быть дополнительный инструмент, используемый независимо от проекта.

Как ко мне пришла эта идея?

Большая часть работы менеджера включает в себя несколько вещей:

1. Коммуникация;

2. Обработка информации (подготовка отчетов и других документов)

3. Анализ метрик проекта/продукта

4. Генерация идей;

5. планирование работы;

6. Организация процессов.

Конечно, это не все задачи, над которыми он работает (все зависит от специфики проекта), но для начала я решил сосредоточиться на них.

Инструментов управления уже много, поэтому я решил не изобретать велосипед, а собрать стек и придумать структуру.

Какой аккумулятор я выбрал?

Я выдвинул некоторые требования:

1. Независимость от проекта. Систему можно интегрировать в процессы, чтобы она не мешала уже работающему проекту;

2. Кроссплатформенность. Менеджеру иногда приходится работать в дороге, поэтому должна быть возможность пользоваться системой на компьютере и на телефоне.

3. Свободный режим. В первой версии проекта я хотел дать возможность пользоваться системой бесплатно, чтобы каждый мог ее попробовать.

4. Возможность экспорта информации. Для отправки отчетов должна быть возможность их экспорта в известный всем формат (pdf, word, excel и т.д.);

5. Адаптивность. Проекты очень разные, и должна быть возможность легко изменить структуру в соответствии с вашими потребностями.

6. Возможность подключения других участников. Возможность предоставления информации другим участникам проекта.

Для MVP я решил выбрать два инструмента — Понятие и фигма.

Что дает понятие:

• Возможность удобно структурировать информацию;

• Экспортировать его из системы;

• генерировать шаблоны отчетов;

• Ведение плана для сотрудников;

• кроссплатформенный;

• Организуйте базу знаний.

Что дает Фигма:

• Возможность создания шаблонов для облегчения построения диаграмм;

• Способность воплощать идеи в красивой и практичной форме;

• Возможность экспорта в удобные форматы (PDF, jpeg, png).

Оба инструмента предлагают отличные функции в бесплатной версии.

Как упрощается жизнь менеджера?

Дисплей проекта

Для начала я построил структуру в Notion, чтобы менеджер, погружаясь в проект, мог легко собирать информацию.

Я собрал несколько страниц основных вопросов, которые менеджер должен задать разным отделам, чтобы получить общее представление о проекте/продукте.

Помимо ответов на вопросы также можно отдельно собирать информацию о команде и используемых инструментах.

Управление

Для организации процессов я создал шаблон в Figma, с помощью которого можно легко и быстро создавать диаграммы процессов.

А также организовал в Notion раздел «Процессы и управление», где будут ссылки на все процессы, а также раздел «Точки выдачи», где решаются текущие вопросы по проекту/продукту.

Планирование

Раздел «Цели и задачи» предназначен для отслеживания и планирования. В нем описывается текущее направление бизнеса и услуг, а также возможность вести дорожную карту высокого уровня и корректировать задачи.

Идеи

Я создал отдельный шаблон, чтобы было проще описать идею, на что она повлияет и как ее реализовать. Вы также можете сохранить результат там, чтобы сохранить архив.

Примечания

Мне постоянно приходится записывать разную информацию в данный момент. Я сделал раздел для быстрых заметок, чтобы не потеряться на холсте маленьких заметок.

Отчеты

На совещаниях руководителю часто необходимо уловить основные моменты. Для этого есть таблица, в которую можно легко сохранить итог встречи.

Для отчета о работе я создал шаблон, который можно быстро сгенерировать через кнопку, ввести туда основную информацию и отправить руководству.

База данных

Я создал базу знаний как отдельное время, которое не привязано к конкретному проекту.

Здесь фиксируются различные знания об инструментах и ​​рабочих кейсах, интересные статьи и исследования, а также контакты людей для поддержания связи.

Его можно постоянно обновлять в самой модели и переносить из одного проекта в другой.

И после?

Пока это первая версия системы.

В будущем я планирую:

• Больше автоматизируйте систему;

• Контролировать загруженность команды;

• Создавать шаблоны для различных типов отчетов;

• Организовать систему финансового мониторинга, анализа и т.д. ;

• Я также доделаю модели в Figma для описания процессов.

Буду рад, если вы подкинете в комментариях разные идеи по улучшению системы.

Пользуйтесь системой 🙂

Загрузите шаблон:

Если вам интересно поговорить дальше

Мне как менеджеру, да и просто человеку в обществе интересно изучать общение и поведение людей.

Я веду канал, где записываю свои мысли и опыт на эти темы.

Присоединиться 🙂